Dlaczego firmy tracą pieniądze przez ręczną produkcję palet – 5 najczęstszych błędów

To nie jest zarzut, lecz paradoks, w którym tkwi znaczna część rynku. Pod ścisłą kontrolą jest koszt widoczny i policzony przez kogoś innego, bo przyszedł w formie faktury. Koszt wytwarzany samodzielnie, tysiącami sztuk dziennie, znany jest natomiast tylko w przybliżeniu.

Kłopot polega na tym, że przybliżenie nie wystarcza, by rozstrzygnąć, które zlecenie firmę utrzymuje, a na którym dokłada. Widać to szczególnie w produkcji palet nietypowych, gdzie znajduje się właściwa marża.

Poniższy tekst dostarcza miarkę, która pozwala samodzielnie zobaczyć, którędy ucieka pieniądz. Ręczna produkcja nie jest bowiem tania. Jej koszt jest po prostu niepoliczony, a to zupełnie co innego.

Z czego naprawdę składa się paleta i dlaczego to nie wystarcza

Zacząć należy od liczb. Poniżej przedstawiony został koszt jednej palety rozbity na składniki, w dwóch wariantach: przy produkcji ręcznej oraz na zautomatyzowanej linii. Wartości dla wariantu ręcznego są orientacyjne, oddają jednak właściwe proporcje.

Pierwszą rzecz trzeba powiedzieć uczciwie: największym kosztem palety jest drewno. Znacznie ponad dwie trzecie, i to w obu wariantach. Metr sześcienny materiału kosztuje dziś, wraz z transportem, nawet 700 zł, a wychodzi z niego, zależnie od konstrukcji, od około 22 palet EPAL po ponad 50 sztuk lżejszych typów. Tego kosztu nie da się obniżyć ani ręką, ani maszyną. Uwagę przyciąga jednak wiersz robocizny. Na zoptymalizowanej linii to zaledwie kilka procent.

W produkcji ręcznej ponad jedna piąta całego kosztu. Wynika to z prostej arytmetyki: tę samą produkcję, którą na linii obsługują trzy albo cztery osoby, ręcznie nawet osiem a bywa że i więcej. To właśnie ten składnik jest w wariancie ręcznym systematycznie przepłacany. Warto przy tym zauważyć konsekwencję, która nie mieści się w tabeli, a wynika z rachunku: w samym widocznym koszcie paleta zbita ręcznie wychodzi drożej niż ta z linii, mimo że po stronie ręcznej znika amortyzacja i serwis maszyn.

Najważniejsze kryje się jednak gdzie indziej. Ta tabela obejmuje koszt jednej sprawnie wykonanej sztuki i właśnie dlatego nie pokazuje, gdzie firma faktycznie traci pieniądze. Przestój, który zatrzymał produkcję na dwie godziny, w tym zestawieniu nie figuruje. Reklamacja, która wróciła całym tirem, również. Paleta zbita niedbale, wyglądająca poprawnie, lecz rozjeżdżająca się dopiero u klienta, w tabeli jest nie do odróżnienia od zbitej solidnie. Rozrzut jakości między najlepszym a najsłabszym pracownikiem także nie zostawia tu śladu. Koszt jednostkowy opisuje sytuację, w której wszystko przebiega bez zakłóceń, a straty rodzą się obok tej sztuki i dlatego są niewidoczne. Nie mają własnej rubryki, więc w świadomości właściciela nie istnieją. Kolejne pięć błędów to miejsca, w których owa niewidoczność kosztuje najwięcej.

Błąd 1. Nieznajomość kosztu palety nietypowej i wycena prowadzona po omacku

Paleta standardowa jest policzalna, bo jest powtarzalna. EPAL, najtrudniejsza i zarazem najtańsza paleta na rynku, sprzedawana za 40–50 zł, powstaje w procesie już mocno wyśrubowanym, a marża na niej jest niska.

Prawdziwe pieniądze znajdują się w paletach nietypowych, stojakach, skrzyniach, konstrukcjach pod konkretną maszynę. I tu ujawnia się problem rzadko nazywany wprost: palety nietypowe wykonuje się ręcznie, na oko, czyli pomiar jest najsłabszy dokładnie tam, gdzie leży marża. Najczęściej widzę ten błąd właśnie przy paletach nietypowych, im bardziej wyjątkowe zlecenie, tym pewniej wyceniane bywa z pamięci.

Wycena takiego zlecenia opiera się zwykle na doświadczeniu i narzucie „na wszelki wypadkiem”. Bywa, że narzut okazuje się zbyt niski i paleta powstaje poniżej progu opłacalności, choć w przekonaniu wykonawcy przynosi zysk. Bywa też, że jest zbyt wysoki i klient wybiera dostawcę, który policzył dokładniej. W obu przypadkach firma traci, i w obu nie ma o tym pojęcia, bo brakuje jej punktu odniesienia.

To błąd pierwszy i najgroźniejszy, bo z niego wynikają wszystkie pozostałe. Bez pomiaru każda decyzja jest zgadywaniem. Dopóki koszt konkretnej palety pozostaje nieznany, nie wiadomo, który klient przynosi zysk, a który jest dotowany z marży pozostałych.

Błąd 2. Rachunek obejmuje zbijaczy, a płaci się za całą niewidzialną ekipę

Taki poranek nie jest wyjątkiem. Zdarza się wszędzie tam, gdzie produkcja stoi na ludziach, a nie na procesie, i odsłania koszt, którego w żadnym zestawieniu nie widać: w pracy ręcznej koszt nie rozkłada się równo na obsadę, tylko skupia się w kilku osobach, o których istnieniu przypomina się dopiero w dniu, gdy ich brakuje.

W wyobrażeniu „koszt pracy przy palecie” widnieje zwykle zbijacz z gwoździarką, i na nim rachunek się urywa. Tymczasem w produkcji ręcznej paleta nie powstaje w rękach jednej osoby, lecz całej ekipy, w większości niewidocznej, bo nieprzypisanej do wyrobu. Materiał ktoś musi dowieźć na stanowisko, bez wózkowego bowiem zbijacz sam chodzi po deski i traci czas. Ktoś wycina klocek, ktoś ręcznie obcina rogi, ktoś wypala znaki albo wykonuje nadruki. Każda z tych osób to koszt, ale w rachunku funkcjonuje jako „logistyka”, nie jako „paleta”. Nie spotkałem jeszcze producenta, który od ręki podałby pełny koszt pracy wszystkich osób uczestniczących w powstaniu jednej palety.

Skalę tej różnicy dobrze pokazuje jeden z przykładów. Producent wykonujący palety, które trzeba było dodatkowo znakować i mieć obcięte rogi, potrzebował do produkcji ośmiu do dziesięciu osób, licząc cięcie klocka i wózkowego, i wyrabiał 800–1000 palet dziennie. Po zorganizowaniu procesu wokół linii te same palety powstają w rękach trzech do czterech osób, przy średniej 1500 sztuk dziennie. Poprawa nie wynika z tego, że pojedynczy zbijacz nagle przyspieszył, lecz z tego, że zniknęła cała niewidzialna ekipa wokół niego. Wcześniej ktoś ją opłacał, tylko nie ujmował jej w koszcie palety. To także tłumaczy, dlaczego w tabeli otwierającej ten tekst robocizna po stronie ręcznej jest tak wysoka: składa się na nią nie jeden zbijacz, lecz cała obsada.

Ręczna produkcja opiera się na pracownikach, których na rynku practically już nie ma. Osoby bijące rekordy przy zbijaniu to weterani, którzy prędzej czy później zaczną chorować i odejdą na emeryturę, a za nimi nie ustawia się kolejka młodych chętnych do najcięższej fizycznej pracy w zakładzie. Nowo zatrudniony często rezygnuje po kilku dniach, uznając zajęcie za zbyt ciężkie. Moim zdaniem największe ryzyko to dziś nie sama cena pracy, tylko zależność od kilku doświadczonych ludzi. Powtarzalność, która „działa od piętnastu lat”, w rzeczywistości wisi na dwóch nazwiskach. A jak wygląda dzień, w którym jednego z nich zabraknie, opisuje początek tego rozdziału.

Błąd 3. Ciche narzuty, których nikt nie sumuje

Istnieją koszty, które na pojedynczej palecie wyglądają na grosze i dlatego umykają uwadze. Branża żyje jednak z tysięcy sztuk miesięcznie, a grosz pomnożony przez tysiące zamienia się w kwotę zdolną zaskoczyć.

Najlepszym przykładem są gwoździe. Ręczna produkcja na gwoździarkach pneumatycznych wymaga gwoździ koletowanych, na drucie, a te są droższe od sprzedawanych luzem o około 25%. Na jednej palecie oznacza to różnicę między 0,99 zł a 1,24 zł, czyli dwadzieścia pięć groszy, na które nikt nie zwróci uwagi. W skali jednego auta, to jest 800 palet, robi się z tego już około 200 zł, a przy dwudziestu dwóch autach miesięcznie, czyli mniej więcej 17 600 paletach, różnica przekracza 4 400 zł netto miesięcznie. Na samych gwoździach. To ukryty koszt rzędu połowy etatu.

Sama cena to zresztą nie koniec rachunku. Gwoździe koletowane bywają gorszej jakości, więc zdarza się, że całe krążki trafiają do odpadu, a końcówka taśmy potrafi zablokować się w gwoździarce i również ląduje w koszu. Realna różnica na niekorzyść wariantu ręcznego bywa zatem jeszcze większa, niż wynika z samego zestawienia cen.

Do tej samej kategorii należy każdy drobiazg niepoliczalny z definicji, bo rozprasza się na wielu osobach i operacjach. Gdy produkcja jest rozbita na sześciu ludzi, nie wiadomo, ile materiału powinno zostać wyprodukowane, a więc nie sposób stwierdzić, ile wykonano ponad konkretne zamówienie. Na linii sprawa jest jasna: skoro ma zjechać określona liczba palet, wiadomo, ile drewna podwieźć i ile powinno się zużyć, a każde odchylenie rzuca się w oczy. Przy pracy na oko nie existe punkt, od którego dałoby się cokolwiek odjąć.

Błąd 4. Akord, który kupuje szybkość kosztem jakości

Akord od sztuki uchodzi za najuczciwszy system pod słońcem: kto wykona więcej, ten więcej zarobi. I właśnie dlatego bywa najdroższym systemem wynagrodzeń w branży palet, bo rachunek za niego przychodzi z opóźnieniem i pod zupełnie innym adresem.

Mechanizm jest niestety bezlitosny dla przedsiębiorcy. Kiedy płaci się za szybkość, ludzie optymalizują szybkość. A ludzie są mistrzami w obchodzeniu systemów i jeśli mają realny zysk z tego, żeby zrobić więcej, wymyślą wiele sposobów, jak ten system obejść. Zazwyczaj coś na tym musi ucierpieć, i pierwszą ofiarą jest zazwyczaj jakość: niedobity gwóźdź, wybrana gorsza deska, mniej uwagi przy szablonie palety. Do tego dochodzi kondycja pracownika. Ta sama osoba pod koniec zmiany jest zmęczona, i zbijane przez nią wolniej są palety.

Tu właśnie tkwi pułapka: paleta zbita niedbale wygląda tak samo jak zbita solidnie. Opuszcza zakład, trafia do statystyki, zostaje opłacona. Koszt gorszej jakości ujawnia się dopiero po tygodniach, jako reklamacja, zwrot albo klient, który przestał dzwonić. A wówczas nikt nie łączy go już z tą konkretną paletą ani z systemem premiowym.

Istnieje jeszcze jeden koszt akordu, wspominany najrzadziej: wydajność zbijacza mierzy się zwykle tylko wtedy, gdy patrzy szef. Stąd bierze się przekonanie, że „ludzie zbiją więcej niż maszyna”. Zbiją, ale przez godzinę, gdy właściciel stoi obok, a nie przez całą zmianę, dzień po dniu, niezależnie od kondycji i nastroju. Charakterystyczne, że opinia ta pojawia się wyłącznie w firmach bez automatyzacji. Nikt, kto już zautomatyzował produkcję, nie twierdzi, że robi teraz mniej albo gorzej.

Błąd 5. Odkładanie decyzji, którego koszt rośnie z każdym rokiem

Najdroższy błąd nie wiąże się bezpośrednio z produkcją. Jest nim zwykły brak decyzji.

Logika czekania zamyka się w pętli. Gdy w firmie dzieje się źle, brakuje środków na jakąkolwiek zmianę, więc decyzja zostaje odłożona. Gdy dzieje się dobrze, nie widać potrzeby niczego ruszać, więc również zostaje odłożona. I tak rok po roku, w oczekiwaniu na „lepszy moment”, który nie nadchodzi, bo nie istnieją warunki, w których miałby coś się zmienić.

Rzecz w tym, że czekanie nie jest darmowe i z roku na rok drożeje. W 2018 roku realny koszt pracownika przyjmowało się na poziomie około 4 000 zł, a kompletna linia kosztowała mniej więcej 600 tysięcy euro. Dziś ten sam pracownik to co najmniej 10 000 zł, a linia zbliża się do 800 tysięcy euro. Rośnie wszystko, i praca, i sprzęt. Firma odkładająca decyzję nie stoi więc w miejscu, tylko co roku płaci coraz więcej za to samo czekanie, podczas gdy kadra po cichu się starzeje i wykrusza. To najbardziej „oszczędny” nawyk, który w rzeczywistości podnosi koszty.

Ukryty koszt spoza całej listy: reklamacja, która nie nadeszła

Na koniec koszt nieujęty w żadnej tabeli i w żadnym z pięciu błędów, niewidoczny nawet dla ostrożnego właściciela.

Warto zestawić dwie reklamacje. W pierwszej klient dzwoni rozżalony, bo paleta się rozjechała. To boli, bo reklamacja obejmuje znacznie więcej niż wartość zwróconego materiału: logistykę, ponowny transport, czas pracowników biura, często nowy załadunek bez opłaty, a do tego konieczność zagospodarowania zwrotu. Ma jednak jedną zaletę. Jest znana, więc można zareagować, załagodzić spór i uratować relację.

Druga jest groźniejsza, choć z pozoru nic nie kosztuje. Klient dostaje palety, które mu nie odpowiadają, ale nie mówi o tym słowa. Przyjmuje je, zachowuje niezadowolenie dla siebie i po cichu zaczyna szukać nowego dostawcy. Zamówienia wciąż przychodzą, faktury wciąż są wystawiane, wszystko sprawia wrażenie porządku. Aż po kilku miesiącach zamówienia po prostu ustają, bez wyjaśnienia. Brak reklamacji nie jest dowodem zadowolenia. Bywa ciszą, która poprzedza odejście. I to jest najdroższa paleta w całym zestawieniu, ta, o której wadzie klient nie powiedział.

Do rachunku należy dopisać jeszcze jedną pozycję, nieobecną, dopóki się nie zmaterializuje: bezpieczeństwo. Zbijanie ręczne na gwoździarkach wiąże się z większą liczbą wypadków niż praca przy maszynie, gdzie operator stoi z dala od stref niebezpiecznych. Wypadek to nie tylko dramat człowieka, ale też absencja, przestój, kontrola i koszt. Również nieobecny w koszcie jednostkowym i również ujawniający się dopiero wtedy, gdy jest już za późno.

Gdzie ręczna produkcja rzeczywiście ma sens

Dla jasności, bez której cały wywód brzmiałby jak namowa: ręczna produkcja ma swoje miejsce i nie zniknie. Przy pojedynczej sztuce, prototypie, nietypowym stojaku pod konkretną maszynę czy jednorazowej skrzyni ręka jest bezkonkurencyjna, a elastyczności człowieka przy pracy naprawdę niepowtarzalnej nie da się podrobić.

Granica przebiega tam, gdzie pojawia się powtarzalność. Jeżeli ta sama paleta nietypowa wraca, dwadzieścia sztuk co tydzień, sto co miesiąc, nie jest to już ręczna robota z konieczności, lecz miejsce, w którym praca na oko zaczyna kosztować, bo błąd i niepoliczalność powtarzają się przy każdej serii. Tu właśnie kryje się luka, którą dostrzega niewielu. Na rynku pokutuje przekonanie, że palet nietypowych nie da się zautomatyzować, choć najczęściej wynika ono po prostu z nieznajomości istniejących rozwiązań. Skoro zaś marża znajduje się właśnie w paletach nietypowych, to jest to segment, w którym pomiar i powtarzalność zmieniają najwięcej.

Nie chodzi więc o rezygnację z pracy ręcznej, lecz o rozpoznanie, kiedy ręka jest przewagą, a kiedy tylko nawykiem. Najbardziej sztywne w tej branży nie są bowiem maszyny, lecz przyzwyczajenia.

Podsumowanie

Zanim padnie jakakolwiek decyzja o sprzęcie, systemie czy zmianie organizacji, potrzebna jest jedna rzecz, od której zależy każda następna: znajomość kosztu własnej palety, przede wszystkim tej nietypowej, na której firma faktycznie zarabia.